파일 탭에서 "다른 이름으로 저장"을 누르고 파일 형식을 PDF로 바꾸면 끝나는 일이라, 여기서 뭔가를 잃는다고 생각하기가 어렵습니다. 그런데 받아 본 사람이 "영상이 안 나와요"라고 답장을 보내는 일은 꾸준히 생깁니다.
PDF는 페이지를 넘기는 문서 형식이라 시간이 흐르는 것을 담지 못합니다. 그래서 슬라이드에 올려 둔 것 중 자리를 차지하는 것은 거의 그대로 남고, 시간에 따라 움직이는 것만 한꺼번에 빠집니다. 둘을 가르는 선을 알고 있으면 보내기 전에 무엇을 손봐야 하는지가 정해집니다.
여기에 옵션 창을 한 번도 열지 않아서 빠지는 것이 따로 있습니다. 발표자 노트와 숨긴 슬라이드가 그렇습니다. 이 둘은 죽은 것이 아니라 기본값에서 제외돼 있을 뿐이어서, 체크 하나로 되살아납니다.
목차
자리는 남고 움직임만 사라집니다
된다 · 안 된다 · 조건부를 한 번에 갈라 둡니다
결과부터 말하면 변환 자체는 됩니다. 슬라이드 한 장이 PDF 한 페이지가 되고, 글자·도형·표·차트·그림은 놓인 자리에 그대로 앉습니다. 글꼴도 PDF 안에 함께 담겨서, 그 글꼴이 없는 PC에서 열어도 줄이 밀리지 않습니다. 발표 자료를 메일로 보낼 때 PDF를 고르는 이유가 여기에 있습니다.
지금 해보세요 — 확인
보내기 전에 만들어 둔 PDF를 열고 페이지 수를 봅니다. 페이지 수가 슬라이드 수와 같으면 자리 쪽은 무사히 넘어온 것입니다. 페이지가 더 적으면 숨긴 슬라이드가 빠진 것이고, 훨씬 많으면 노트 페이지나 유인물로 뽑힌 것입니다.
안 되는 쪽은 한 묶음으로 묶입니다. 나타나기·사라지기·강조 같은 애니메이션, 슬라이드 사이의 화면 전환, 심어 둔 동영상과 소리, 그리고 클릭해야 반응하는 실행 단추가 그렇습니다. 전부 "시간이 지나거나 누가 건드려야" 일어나는 일이라, 정지된 페이지 위에는 올릴 자리가 없습니다.
조건부에 놓이는 것이 하나 더 있는데, 애니메이션으로 순서를 만들어 둔 슬라이드는 개체가 한 장 안에 전부 보이는 상태로 굳습니다. 하나씩 나타나던 항목 다섯 개가 동시에 겹쳐 보이면, 원래 순서를 모르는 사람은 그 장을 읽지 못합니다. 이럴 때는 슬라이드를 나눠 두는 편이 낫고, 그 방법은 아래에서 다룹니다.
무엇이 살아남고 무엇이 죽나
보낼 자료에 이 중 무엇이 들어 있는지부터 셉니다
아래 표는 슬라이드에 자주 올라가는 것들을 살아남는 순서로 늘어놓은 것입니다. 오른쪽 칸이 "그림으로 남는다"인 항목은 보이기는 하지만 기능이 빠진 상태라, 받는 사람이 눌러도 아무 일이 일어나지 않습니다.
| 슬라이드에 올려 둔 것 | PDF에서 어떻게 되나 |
|---|---|
| 글자와 도형, 표, 차트 | 그대로 남습니다. 글자는 복사와 검색도 됩니다 |
| 글꼴 | PDF 안에 함께 담겨서 다른 PC에서도 그대로 보입니다 |
| 하이퍼링크 | 저장으로 뽑으면 눌리는 링크로 남습니다. 인쇄로 뽑으면 글자만 남습니다 |
| 애니메이션과 화면 전환 | 사라집니다. 개체는 한 장에 모두 보이는 상태가 됩니다 |
| 동영상과 소리 | 재생되지 않습니다. 영상은 표지 그림 한 장으로 남습니다 |
| 움직이는 GIF | 첫 장면에서 멈춘 그림이 됩니다 |
| 발표자 노트와 숨긴 슬라이드 | 기본값에서는 빠집니다. 옵션 창에서 넣을 수 있습니다 |
보낼 자료를 이 표에 맞춰 보고 아래쪽 세 줄에 걸리는 항목이 하나도 없으면, 그 자료는 PDF로 바꿔도 잃는 것이 없습니다. 반대로 애니메이션이나 영상 쪽에 걸리는 항목이 있으면 그 장만 따로 손보면 되고, 파일 전체를 다시 만들 일은 아닙니다. 어느 장이 문제인지는 슬라이드 창을 훑으며 재생 표시가 붙은 장을 세면 금방 드러납니다.
주의 — 영상이 있는 자료는 PDF로 보내지 않습니다
영상이 자료의 핵심이면 PDF는 애초에 맞는 그릇이 아닙니다. 표지 그림만 남은 페이지를 받은 사람은 무엇이 빠졌는지조차 모릅니다. 이럴 때는 아래의 비디오 만들기로 방향을 바꾸거나, 영상만 따로 링크로 붙입니다.
저장으로 뽑을 때와 인쇄로 뽑을 때
같은 PDF처럼 보이지만 링크에서 갈립니다
PDF를 만드는 길은 두 개입니다. 파일 탭에서 "다른 이름으로 저장"을 눌러 형식을 PDF로 고르는 길과, 인쇄 창에서 프린터를 PDF 인쇄 장치로 골라 종이 대신 파일로 내보내는 길입니다. 두 결과물은 화면에서 거의 같아 보입니다. 갈리는 지점은 링크와 문서 정보입니다.
1파일 탭에서 "다른 이름으로 저장"을 고릅니다
파일 형식 목록을 펼쳐 PDF를 고릅니다. 이 길로 가면 슬라이드에 걸어 둔 하이퍼링크가 눌리는 링크로 넘어갑니다.
2최적화에서 표준과 최소 크기 중 하나를 고릅니다
최소 크기는 그림의 해상도를 낮춰 파일을 줄입니다. 메일로 보낼 용량이 문제일 때만 쓰고, 인쇄해서 나눠 줄 자료는 표준으로 둡니다.
3옵션 단추를 눌러 무엇을 담을지 정합니다
여기까지 하면 발표자 노트와 숨긴 슬라이드를 넣을 수 있는 창이 열립니다. 그 창의 항목은 다음 소제목에서 하나씩 봅니다.
인쇄로 뽑는 길은 종이에 찍는 과정을 파일로 바꿔치기한 것이라, 링크가 눌리지 않는 그림 상태로 굳는 일이 잦습니다. 반대로 여러 슬라이드를 한 장에 모아 찍거나 쪽 범위를 잘라 내는 일은 인쇄 창이 편합니다. 쪽 범위를 다루다 번호가 어긋나는 문제는 PDF 특정 페이지만 인쇄할 때 쪽 번호가 안 맞는 경우에서 따로 정리해 두었습니다.
그래서 순서는 하나로 정해집니다. 링크와 노트가 필요한 자료는 저장으로 먼저 뽑고, 그 PDF를 뷰어에서 열어 인쇄 창으로 배치를 바꿉니다. 처음부터 인쇄로 뽑아 버리면 링크를 되살릴 방법이 남지 않습니다.
노트와 숨긴 슬라이드는 옵션 창에서 갈립니다
기본값으로 뽑으면 이 둘은 들어가지 않습니다
옵션 창에서 가장 중요한 것은 "게시 대상"입니다. 기본값은 슬라이드 한 장을 한 페이지에 담는 설정이어서, 발표자 노트에 적어 둔 대본은 어디에도 실리지 않습니다. 여기를 노트 페이지로 바꾸면 슬라이드 그림 아래에 노트가 붙은 모양으로 뽑힙니다. 사회자나 통역에게 넘기는 자료라면 이 설정 하나로 일이 끝납니다.
지금 해보세요 — 확인
뽑은 PDF를 열고 노트에 적어 둔 문구 하나를 찾기로 검색해 봅니다. 잡히면 노트가 실린 것이고, 안 잡히면 게시 대상이 슬라이드에 그대로 있었던 것입니다. 숨긴 슬라이드는 페이지 수를 슬라이드 수와 맞춰 보면 바로 드러납니다.
그 아래에 모여 있는 체크 항목은 숨긴 슬라이드를 넣을지, 메모를 함께 담을지, 펜으로 그린 표시를 살릴지, 문서 속성 같은 인쇄되지 않는 정보를 넣을지를 각각 정합니다. 숨긴 슬라이드는 발표에서 뺀 부속 자료일 때가 많은데, 파일로 넘길 때는 오히려 그 부분이 필요한 경우가 생깁니다. 항목 이름이 조금씩 달라 보이면 창 안에서 "숨겨진"이라는 낱말을 찾으면 됩니다.
인쇄되지 않는 정보에는 문서 속성이 들어갑니다. 파일을 만든 사람 이름이나 회사명이 여기에 남기 때문에, 밖으로 내보내는 자료라면 체크를 풀고 뽑는 편이 안전합니다. 한 번 정한 설정은 다음 저장에서도 유지되므로, 개인 자료와 외부 자료를 번갈아 만들 때는 창을 한 번씩 열어 확인합니다.
움직임이 꼭 필요할 때 돌아가는 길
순서를 보여줄 방법은 애니메이션 말고도 있습니다
애니메이션을 살릴 수는 없지만, 애니메이션이 하던 일은 대신할 수 있습니다. 하나씩 나타나던 항목이 다섯 개라면 슬라이드를 다섯 장으로 복제해 놓고 각 장에 항목을 하나씩 늘려 두는 방식입니다. PDF에서는 페이지를 넘기는 것이 곧 순서가 되므로, 읽는 사람이 원래 흐름을 그대로 따라옵니다.
1순서가 있는 슬라이드를 복제합니다
개체 수만큼 장을 만들고 뒤쪽 장에서 하나씩 더 보이게 둡니다. 장마다 같은 자리에 놓여야 하므로 개체를 옮기지 말고 보이기만 조절합니다.
2영상이 핵심이면 비디오로 내보냅니다
파일 탭의 내보내기에는 비디오 만들기가 있습니다. 애니메이션과 화면 전환, 심어 둔 영상까지 한 파일로 묶이니 PDF보다 이쪽이 맞습니다.
여러 장을 고쳐야 할 때 장마다 손대면 자리가 어긋납니다. 공통 자리를 한 번에 맞추는 방법은 슬라이드 마스터로 100장을 한 번에 고치는 순서에 정리해 두었습니다. 복제한 장들의 제목 위치와 글꼴이 흔들리지 않게 하는 데도 같은 방법이 듣습니다.
지금 해보세요 — 해결
보내기 직전에 만들어 둔 PDF를 뷰어에서 열고 셋을 봅니다. 링크에 마우스를 올려 손가락 모양이 되는지, 영상이 있던 자리가 표지 그림으로 남았는지, 페이지 수가 의도한 장수와 같은지입니다. 셋이 맞으면 그 파일은 그대로 보내도 됩니다.
자주 묻는 질문
본문에서 다루지 않은 것만 모았습니다
Q.PDF로 뽑은 파일을 다시 PPT로 되돌릴 수 있습니까
A.글자와 그림은 옮겨 담을 수 있지만 원래 슬라이드가 되돌아오지는 않습니다. 도형은 낱개로 흩어지고 애니메이션은 애초에 파일 안에 없습니다. 고칠 일이 남아 있다면 원본 발표 파일을 따로 보관하는 편이 빠릅니다.
Q.PDF 페이지가 A4보다 넓게 나옵니다
A.PDF 페이지 크기는 슬라이드 크기를 그대로 따릅니다. 가로로 넓은 화면 비율이면 페이지도 그만큼 넓어집니다. 종이로 나눠 줄 자료라면 인쇄 창에서 용지에 맞춰 줄이거나, 슬라이드 크기를 처음부터 종이 비율로 잡아 둡니다.
Q.받는 사람 PC에 글꼴이 없어도 괜찮습니까
A.PDF는 글꼴을 파일 안에 담아 가기 때문에 그대로 보입니다. 다만 글꼴 자체가 담기지 못하는 경우가 있어서, 모양이 바뀌는 사고는 프로그램을 건너갈 때 생깁니다. PDF로 저장했더니 글꼴이 바뀌는 경우를 함께 보면 어디서 갈리는지 잡힙니다.
Q.슬라이드마다 다른 노트를 한 장에 두 개씩 넣을 수 있습니까
A.게시 대상을 노트 페이지로 두면 한 페이지에 슬라이드 하나와 그 노트가 함께 실립니다. 한 장에 여러 슬라이드를 모으는 배치는 유인물 쪽이고, 유인물에는 노트가 함께 붙지 않습니다. 둘을 한꺼번에 얻으려면 두 번 뽑아 합치는 편이 빠릅니다.
정리 — 위에서부터 체크하세요
□ 자료에 동영상이나 소리가 들어 있는지 세어 봤습니다
□ 애니메이션으로 순서를 만든 장을 복제해 펼쳤습니다
□ 인쇄가 아니라 다른 이름으로 저장으로 뽑았습니다
□ 옵션 창에서 게시 대상과 숨긴 슬라이드를 확인했습니다
□ 외부로 보낼 파일이면 문서 속성 체크를 풀었습니다
□ 뽑은 PDF에서 페이지 수와 링크를 눌러 봤습니다
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