표 안의 아무 칸이나 클릭하면 리본 오른쪽 끝에 "표 디자인"과 "표 레이아웃" 두 탭이 새로 붙습니다. 정렬도 셀 나누기도 전부 뒤쪽 탭에 들어 있어서, 커서를 표 밖에 둔 채로는 메뉴를 아무리 뒤져도 두 기능이 나오지 않습니다.
다만 정렬을 누르는 순간 제목 행까지 함께 움직여 표 한가운데나 맨 아래로 내려가는 일이 자주 생깁니다. 한글은 "여기부터 여기까지가 데이터"라고 알아서 판단해 주지 않고, 셀 블록으로 잡아 둔 범위만 그대로 뒤섞기 때문입니다. 합쳐 둔 셀이 그 범위 안에 하나라도 끼어 있으면 정렬 항목 자체가 눌리지 않는 경우도 있습니다.
그래서 순서가 생깁니다. 합친 셀을 먼저 풀고, 나눌 칸을 나눠 표를 반듯한 격자로 만든 다음, 제목 행을 뺀 범위만 잡아 정렬합니다. 아래에서 그 차례를 한 단계씩 따라갑니다.
목차
표 안에 커서를 두면 두 탭이 나타납니다
정렬과 셀 나누기가 들어 있는 자리
표 바깥에 커서가 있을 때는 리본이 평소 그대로라, 정렬이나 셀 나누기 같은 항목이 어디에도 보이지 않습니다. 표 안의 칸 하나를 클릭하면 그때 리본 오른쪽 끝에 "표 디자인"과 "표 레이아웃"이 새로 붙고, 표를 다루는 기능이 이 두 탭에 나뉘어 들어갑니다. 테두리와 배경처럼 눈에 보이는 것을 손보는 쪽이 "표 디자인"이고, 줄과 칸의 구조를 손보는 쪽이 "표 레이아웃"이라, 오늘 쓸 두 기능은 모두 뒤쪽 탭에 있습니다.
- 표 안 클릭 → "표 레이아웃" 탭 → "정렬"
- 표 안 클릭 → "표 레이아웃" 탭 → "셀 나누기"
메뉴 이름은 판에 따라 갈립니다. 리본을 쓰지 않는 오래된 판에서는 같은 항목이 "표" 메뉴 아래에 모여 있고 탭 이름도 "표 레이아웃" 대신 "표"로 적혀 있으니, 리본에서 못 찾으면 표 메뉴부터 열어 보면 됩니다. 항목의 이름과 하는 일은 어느 쪽이든 같습니다.
두 탭은 커서가 표를 벗어나는 순간 함께 사라집니다. 표 밖 문단을 한 번 클릭했다가 정렬을 찾으면 항목이 안 보이는 것도 그래서인데, 기능이 없어진 것이 아니라 리본이 원래 상태로 돌아간 것입니다.
지금 해보세요 — 확인
표 안의 칸 하나를 클릭한 뒤 리본 오른쪽 끝을 봅니다. "표 디자인"과 "표 레이아웃"이 나타나 있으면 정렬과 셀 나누기를 쓸 수 있는 상태입니다. 두 탭이 안 보이면 커서가 아직 표 밖에 있는 것이라, 표 안을 한 번 더 클릭하고 다시 봅니다.
정렬은 잡아 둔 범위만 움직입니다
제목 행이 맨 아래로 내려가는 이유
엑셀은 표 한복판에 커서를 두고 정렬을 눌러도 첫 줄을 제목으로 보고 떼어 놓지만, 한글의 표 정렬은 그런 판단을 하지 않고 셀 블록으로 잡아 둔 범위를 통째로 뒤섞습니다. 그래서 표 전체를 잡은 채 오름차순을 누르면 제목 행도 데이터 한 줄로 취급돼 가나다 차례 어딘가에 끼어 들어갑니다. "품목"이나 "담당자"라는 글자가 표 한가운데 앉아 있는 문서는 대부분 이렇게 만들어집니다.
주의 — 표 아래 합계 줄도 범위에서 뺍니다
맨 아래에 합계나 비고가 붙은 표를 통째로 잡으면 그 줄도 값 하나로 취급돼 표 중간으로 올라옵니다. 제목 행 아래 첫 데이터 줄부터 마지막 데이터 줄까지, 위아래를 한 줄씩 빼고 잡는 습관을 들이면 정렬한 뒤 손볼 일이 줄어듭니다.
범위는 셀 블록으로 잡습니다. 첫 데이터 칸에 커서를 두고 F5를 누르면 그 칸이 블록으로 잡히고, 방향키나 마우스로 끌어 마지막 줄까지 범위를 넓힙니다. F5를 세 번 누르면 표 전체가 한 번에 잡히는데, 제목 행이 있는 표에서는 이 상태로 정렬하면 안 됩니다. 블록으로 잡힌 칸에는 색이 들어오니, 정렬을 누르기 전에 제목 행에 색이 묻어 있지 않은지 한 번만 보면 사고의 절반은 막힙니다. 정렬은 표 안에서 여러 번 다시 걸어도 되므로, 범위를 잘못 잡았다 싶으면 되돌린 뒤 다시 잡는 편이 값을 손으로 옮기는 것보다 빠릅니다.
기준 열을 정해 정렬하는 순서
제목 행을 뺀 범위를 잡는 것부터 시작합니다
1제목 행 아래 첫 칸부터 마지막 칸까지 블록으로 잡습니다
첫 데이터 칸에 커서를 두고 F5를 누른 뒤 마지막 데이터 줄의 오른쪽 끝 칸까지 범위를 넓힙니다. 이때 잡히는 칸에 색이 들어가므로, 제목 행에 색이 안 들어갔는지 눈으로 한 번 보고 넘어갑니다.
2"표 레이아웃" 탭에서 "정렬"을 누릅니다
블록이 잡힌 상태에서 눌러야 정렬 창이 열립니다. 블록을 풀고 누르면 항목이 회색으로 잠겨 아무 반응이 없습니다.
3기준이 될 칸과 오름차순·내림차순을 고릅니다
기준은 잡아 둔 범위 안에서 몇 번째 칸인지로 셉니다. 표 왼쪽에 번호 열이 하나 붙어 있다면 담당자 이름이 든 칸은 두 번째가 되고, 이 번호를 잘못 세면 엉뚱한 칸을 기준으로 줄이 뒤바뀝니다.
정렬 창에서 고르는 것은 결국 두 가지입니다. 어느 칸의 값을 보고 줄 차례를 정할지, 그리고 작은 값부터 놓을지 큰 값부터 놓을지입니다. 기준은 하나만 쓰는 것이 아니라 여러 개를 순서대로 줄 수 있어서, 부서로 먼저 묶고 그 안에서 금액이 큰 차례로 놓는 식의 정렬도 한 번에 됩니다. 기준을 하나만 쓸 때는 두 번째 칸을 비워 두면 됩니다.
정렬은 줄 단위로 움직입니다. 기준 칸의 값만 자리를 바꾸는 것이 아니라 그 줄에 있는 나머지 칸이 모두 따라가기 때문에, 한 줄 안의 값이 서로 어긋날 걱정은 하지 않아도 됩니다. 다만 이것은 셀 블록이 그 줄 전체를 덮고 있을 때의 이야기입니다. 한 칸만 세로로 길게 잡아 놓고 정렬하면 그 칸의 값만 위아래로 움직여 옆 칸과 짝이 깨집니다.
지금 해보세요 — 확인
정렬한 뒤 제목 행이 그대로 맨 위에 남아 있는지, 아무 줄이나 하나 골라 이름과 금액이 원래 짝 그대로인지 봅니다. 여기까지 하면 정렬은 끝난 것이고, 짝이 어긋나 있으면 블록을 한 칸만 잡은 것이니 Ctrl+Z로 되돌린 뒤 범위부터 다시 잡습니다.
셀을 나누고 합치는 자리
줄 수와 칸 수를 숫자로 넣습니다
셀 나누기와 셀 합치기는 커서만 두어서는 동작하지 않고 셀 블록을 잡아야 열립니다. 나눌 칸 하나에 커서를 두고 F5를 누르거나, 합칠 칸들을 마우스로 끌어 블록으로 만든 다음 "표 레이아웃" 탭에서 해당 항목을 누릅니다. 셀 블록 상태에서는 S가 셀 나누기, M이 셀 합치기로 바로 이어지고, 이 두 글자는 한컴 공식 도움말에 적힌 값입니다. 나누기는 칸 하나를 여러 칸으로 쪼개는 일이고 합치기는 그 반대라, 둘을 번갈아 쓰면 남이 만들어 둔 표를 내가 쓰기 좋은 격자로 바꿔 놓을 수 있습니다. 정렬이 막히는 표를 손볼 때 실제로 쓰는 것도 이 두 가지뿐입니다.
1나눌 칸을 블록으로 잡습니다
한 칸만 나눌 때도 블록은 필요합니다. 칸 안에 커서를 두고 F5를 한 번 누르면 그 칸만 잡히고, 여러 칸을 한꺼번에 같은 모양으로 나눌 때는 그만큼 범위를 넓혀 둡니다.
2"줄 수"와 "칸 수"에 숫자를 넣습니다
가로로 두 칸을 만들고 싶으면 칸 수에 2를, 위아래로 두 줄을 만들고 싶으면 줄 수에 2를 넣습니다. 두 값을 함께 넣으면 한 칸이 격자 모양으로 쪼개집니다.
주의 — 합치기 뒤에는 남은 값을 눈으로 확인합니다
글자가 들어 있는 칸을 여러 개 합치면 값들이 한 칸 안에 이어져 들어가면서 줄이 늘어나거나 순서가 뒤바뀔 수 있습니다. 합친 직후에 그 칸을 클릭해 무엇이 남았는지 보고, 원하던 모양이 아니면 Ctrl+Z로 바로 되돌리는 편이 나중에 찾아 고치는 것보다 빠릅니다.
내 표가 이런 모양일 때
실무 문서의 표는 대개 반듯한 격자가 아닙니다
외부에서 받은 문서의 표는 제목 행에 색이 들어가 있고, 부서 칸은 위아래로 합쳐져 있고, 수량 칸에는 단위까지 함께 적혀 있습니다. 정렬이 뜻대로 안 되는 경우는 대부분 기능이 아니라 이 모양에서 갈립니다. 아래 네 가지가 가장 자주 나오는 형태입니다.
| 표 모양 | 정렬을 누르면 | 먼저 할 일 |
|---|---|---|
| 제목 행까지 범위에 들어갔다 | 제목이 가나다 차례로 끼어들어 표 중간이나 맨 아래에 앉는다 | 제목 행 아래 첫 칸부터 블록을 잡는다 |
| 합쳐 둔 셀이 범위 안에 섞여 있다 | 항목이 회색으로 잠기거나 실행이 되지 않는다 | 합친 칸을 나눠 빈칸에 값을 채운다 |
| 숫자 뒤에 개·원 같은 단위가 붙어 있다 | 10이 9보다 앞에 온다 | 단위를 옆 칸으로 빼거나 자릿수를 맞춘다 |
| 한 칸 안에 줄이 두 개 이상 들어 있다 | 첫 줄만 보고 차례가 정해진다 | 줄바꿈을 지우거나 셀을 나눠 값을 갈라 놓는다 |
합친 셀이 가장 자주 발목을 잡습니다. 부서 칸을 세 줄에 걸쳐 합쳐 두면 그 세 줄은 한 덩어리가 되어 서로 다른 자리로 흩어질 수가 없고, 정렬은 어느 줄을 어디로 보낼지 정하지 못한 채 멈춥니다. 합친 칸을 나눠 각 줄에 같은 부서 이름을 다시 적어 넣으면 그때부터 정렬이 정상으로 돕니다.
숫자가 뒤바뀌는 것은 값이 글자 차례로 견주어졌다는 뜻입니다. 첫 글자 1과 9를 견주면 1이 앞서므로 10이 9보다 위로 올라갑니다. 단위는 제목 행에 한 번만 적고 칸에는 숫자만 남기는 편이 정렬에도 계산식에도 유리합니다.
지금 해보세요 — 해결
합친 칸에 커서를 두고 F5로 블록을 잡은 뒤 "셀 나누기"에서 줄 수를 합쳐져 있던 줄 수만큼 넣습니다. 나뉜 빈칸에 같은 값을 채우고 나서 정렬을 다시 걸면, 아까 잠겨 있던 항목이 눌립니다.
지금 해보세요 — 해결
한 칸에 이름과 연락처가 두 줄로 들어 있으면 그 칸을 칸 수 2로 나눠 아래 줄 값을 오른쪽 칸으로 옮깁니다. 값이 칸마다 하나씩 놓이면 어느 칸을 기준으로 삼든 차례가 어긋나지 않습니다.
정렬이 안 될 때 보는 세 가지
잠긴 메뉴, 틀어진 폭, 되돌아오지 않는 표
첫째는 항목이 회색으로 잠겨 아예 눌리지 않는 경우입니다. 커서가 표 밖에 있거나, 표 안에 있어도 셀 블록을 잡지 않았거나, 잡은 범위 안에 합쳐 둔 칸이 섞여 있을 때 이렇게 됩니다. 세 가지를 위에서부터 짚어 보면 원인이 어느 쪽인지 금방 갈립니다.
지금 해보세요 — 확인
표 안 첫 데이터 칸을 클릭하고 F5를 눌러 색이 들어오는지 봅니다. 색이 들어오면 셀 블록은 잡힌 것이므로 남은 원인은 합친 칸이고, 색이 안 들어오면 커서가 표 밖에 있는 것입니다.
둘째는 셀을 나눈 뒤 표 폭이 어긋나는 경우입니다. 한 칸을 두 칸으로 나누면 원래 폭이 둘로 갈리므로 그 줄만 칸 경계가 위아래와 달라집니다. 표 전체를 다시 손대지 말고 어긋난 줄만 블록으로 잡아 "표 레이아웃" 탭의 셀 너비를 같게 맞추는 항목을 쓰면 경계가 다시 줄을 맞춥니다. 나누기 전에 표 오른쪽 끝 폭을 기억해 두면 비교하기가 쉽습니다.
셋째는 되돌리기가 어디까지 먹느냐입니다. 정렬은 한 번의 동작이라 Ctrl+Z를 한 번 누르면 줄 차례가 통째로 원래대로 돌아옵니다. 셀을 나누고 값을 채워 넣은 뒤라면 그 입력 하나하나가 따로 기록돼 있어서 여러 번 눌러야 하고, 문서를 저장하고 닫았다가 다시 열면 되돌리기 기록은 남아 있지 않습니다.
주의 — 정렬 전에 사본을 하나 만들어 둡니다
외부에서 받은 문서는 원래 줄 차례 자체가 뜻을 갖고 있는 경우가 있습니다. 접수 순서나 결재 순서가 그렇습니다. 정렬로 뒤섞고 나면 저장한 뒤에는 그 차례를 되살릴 방법이 없으므로, 손대기 전에 다른 이름으로 저장해 사본을 남겨 둡니다.
자주 묻는 질문과 마지막 점검
본문에서 다루지 않은 네 가지
Q.엑셀로 옮겨 정렬한 다음 다시 붙여 넣으면 더 빠르지 않나요?
A.값만 놓고 보면 빠르지만 돌아올 때 표가 그대로 오지 않습니다. 합쳐 둔 칸과 칸 폭, 테두리 굵기가 붙여 넣는 쪽 규칙으로 다시 그려지기 때문에, 결재용 서식이 정해져 있는 문서라면 정렬보다 모양 복구에 시간이 더 듭니다. 프로그램을 오갈 때 실제로 무엇이 달라지는지는 hwp를 워드로 열면 무엇이 깨지나에 정리해 두었습니다.
Q.표가 여러 쪽에 걸쳐 있는데 뒷쪽에는 제목 행이 안 보입니다.
A.제목 줄을 쪽마다 반복해 보여 주는 설정이 따로 있습니다. 제목으로 쓸 줄을 블록으로 잡고 "표 레이아웃" 탭에서 제목 줄 반복에 해당하는 항목을 켜면 쪽이 넘어가도 같은 줄이 위에 붙습니다. 쪽마다 같은 내용을 위에 올리는 이야기는 워드 머리글을 장마다 다르게 넣는 법과 생각하는 방식이 비슷합니다.
Q.정렬은 잘됐는데 맨 왼쪽 번호 열이 뒤죽박죽입니다.
A.번호도 값이라 줄을 따라 함께 움직인 것입니다. 번호는 차례가 정해진 다음에 매기는 것이 순서라, 정렬을 끝낸 뒤 위에서부터 다시 적어 넣습니다. 접수 순서를 남겨야 한다면 번호 열을 지우지 말고, 그 열을 기준으로 다시 정렬해 언제든 되돌릴 수 있게 해 둡니다.
Q.한글 뷰어에서도 표를 정렬할 수 있나요?
A.한컴 뷰어는 문서를 열어 보고 인쇄하는 데까지가 범위라 표 편집이 되지 않습니다. 정렬과 셀 나누기는 편집 기능이라 뷰어에는 항목 자체가 없습니다.
정리 — 위에서부터 체크하세요
□ 표 안을 클릭해 "표 레이아웃" 탭이 나타났는지 봤다
□ 범위 안에 합쳐 둔 칸이 있는지 확인하고, 있으면 먼저 나눴다
□ 나뉜 빈칸에 값을 채워 격자를 반듯하게 만들었다
□ 제목 행과 합계 줄을 뺀 데이터 줄만 F5로 블록에 담았다
□ 기준 칸 번호를 범위 안에서 몇 번째인지로 세어 넣었다
□ 정렬한 뒤 한 줄을 골라 이름과 값의 짝이 맞는지 봤다
□ 손대기 전 사본을 남겨 원래 차례로 돌아갈 길을 만들어 두었다
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