엑셀에서 "파일" → "열기"로 PDF를 고를 수는 없습니다. 형식 목록에 PDF라는 항목 자체가 없어서, 파일을 시트 위로 끌어다 놓아도 시트가 열리는 대신 PDF 뷰어가 따로 뜹니다.
그래서 실제로 쓰는 길은 두 갈래입니다. 워드로 PDF를 먼저 열어 표를 워드 표로 되살린 다음 그 표를 복사해 엑셀에 붙이는 길이 하나고, PDF 뷰어에서 표 영역을 그대로 긁어 붙인 뒤 텍스트 나누기로 열을 갈라 주는 길이 다른 하나입니다. 앞쪽은 칸 구분을 훨씬 잘 지켜 주는 대신 표가 크면 오래 걸리고, 뒤쪽은 표가 단순할 때 훨씬 빠릅니다.
다만 어느 길로 가도 숫자는 숫자로 돌아오지 않습니다. 1,234나 12.5%처럼 기호가 붙은 값은 글자 덩어리로 들어와서, 다 옮기고 나서 SUM을 걸면 합계가 0으로 나옵니다. 종이를 스캔해 만든 PDF라면 두 길 모두 아예 시작이 안 됩니다.
목차
PDF 안에는 표라는 것이 없습니다
엑셀이 PDF를 못 여는 이유
PDF는 문서라기보다 인쇄 지시서에 가깝습니다. 어떤 글자를 몇 번째 좌표에 어떤 글꼴 크기로 찍고, 그 위에 선을 어디서 어디까지 그으라는 명령이 순서대로 들어 있을 뿐입니다. 우리 눈에 표로 보이는 것도 실제로는 글자 조각 수십 개와 선 몇 줄이 가지런히 놓인 그림이라, 파일 어디에도 "이 값은 3행 2열"이라는 표시가 남아 있지 않습니다. 반대로 엑셀은 셀 주소 위에서만 움직이는 프로그램이라, 행과 열이라는 정보가 애초에 없는 파일을 열어 볼 방법이 없습니다.
- PDF가 가진 것 — 글자 조각, 선, 그것들이 놓인 좌표
- 엑셀이 필요한 것 — 몇 행 몇 열인지
그래서 PDF 표를 엑셀로 옮기는 일은 변환보다 추측에 가깝습니다. 프로그램이 선의 위치와 글자 사이 간격을 훑어보고 여기부터 여기까지가 한 칸이겠거니 하고 경계를 그어 주는 방식이라, 선을 아예 그리지 않은 표나 한 칸 안에서 줄이 두 번 바뀐 표에서는 그 추측이 자주 빗나갑니다. 옮긴 결과가 사람마다 다르게 나오는 것도 원래 답이 파일 안에 없기 때문입니다.
주의 — 회사 문서를 변환 사이트에 올리지 않습니다
검색하면 PDF를 엑셀로 바꿔 준다는 무료 사이트가 줄줄이 나오지만, 그 방식은 파일을 남의 서버에 통째로 올려 두는 일입니다. 거래처명과 금액이 들어간 문서라면 아래처럼 내 컴퓨터 안에서 끝나는 방법을 씁니다.
시작 전에 갈리는 것이 하나 더 있습니다. 종이를 스캔해서 만든 PDF는 글자마저 사진이라, 좌표에 찍힌 글자 조각조차 들어 있지 않습니다. 겉모습은 똑같아 보여도 이쪽은 아래 두 길이 모두 막혀 있어서, 먼저 어느 쪽인지부터 확인하고 움직이는 편이 시간을 아낍니다.
지금 해보세요 — 확인
PDF를 열고 표 안의 숫자 위를 마우스로 죽 끌어 봅니다. 글자에 파란 선택 표시가 씌워지면 글자가 들어 있는 PDF라 아래 방법이 통합니다. 아무리 끌어도 네모난 영역만 그려지고 글자가 안 잡히면 스캔본이라, 문자 인식을 먼저 거쳐야 합니다. 여기까지 하면 어느 길로 갈지가 정해집니다.
무엇이 살아남고 무엇이 죽나
두 길이 지켜 주는 것과 버리는 것
옮기기 전에 무엇이 남고 무엇이 사라지는지 알고 있으면, 결과를 보고 당황하는 대신 손볼 자리부터 찾게 됩니다. 아래는 같은 표를 두 길로 각각 옮겼을 때 어디까지 따라오는지 정리한 것입니다.
| 옮기려는 것 | 워드를 거치는 길 | 긁어 붙이는 길 |
|---|---|---|
| 칸 안의 글자와 숫자 | 거의 그대로 옵니다 | 거의 그대로 옵니다 |
| 행과 열의 구분 | 표 모양으로 유지됩니다 | 한 열로 뭉칩니다 |
| 한 칸 안에서 줄이 바뀐 값 | 아래 행으로 쪼개지기도 합니다 | 거의 항상 쪼개집니다 |
| 합쳐진 칸 | 합쳐진 채로 따라옵니다 | 빈칸으로 밀립니다 |
| 숫자를 계산에 쓸 수 있는지 | 글자로 들어옵니다 | 글자로 들어옵니다 |
| 테두리와 배경색 | 일부만 따라옵니다 | 전부 사라집니다 |
| 스캔해서 만든 PDF | 글자가 안 나옵니다 | 글자가 안 나옵니다 |
표에서 가장 눈여겨볼 줄은 다섯째 줄입니다. 두 길 모두 숫자를 숫자로 데려오지 못하는데, 화면에는 오른쪽 정렬까지 되어 멀쩡한 숫자처럼 보이는 경우가 있어서 한참 뒤에야 알아차리게 됩니다. 옮기자마자 아무 빈 칸에 합계를 걸어 보면 바로 드러납니다.
셋째 줄과 넷째 줄도 미리 알아 두면 손이 덜 갑니다. 한 칸 안에서 줄이 바뀐 주소나 비고 같은 값은 옮기는 순간 아래 칸으로 떨어져 행 수가 원본보다 늘어나고, 원본에서 세로로 합쳐 두었던 분류 칸은 첫 행에만 값이 남고 아래는 빈칸이 됩니다. 둘 다 값이 사라진 것이 아니라 자리만 어긋난 것이라, 옮기고 나서 행 수부터 원본과 맞춰 보면 어디가 밀렸는지 금방 찾습니다.
주의 — 원본 PDF의 수식은 처음부터 없습니다
PDF로 저장되는 순간 수식은 계산이 끝난 결과값 하나로 굳습니다. 옮겨 온 표의 합계 칸을 눌러 봐도 SUM이 들어 있지 않고 숫자만 앉아 있는 것은 그래서인데, 합계를 다시 쓰려면 옮긴 뒤에 직접 걸어야 합니다.
워드를 거쳐 표를 되살리는 길
칸 구분을 가장 잘 지켜 주는 방법
워드는 PDF를 열 때 그냥 보여 주는 것이 아니라 편집할 수 있는 워드 문서로 바꿔 놓습니다. 이때 선과 글자 배치를 읽어 표를 진짜 워드 표로 다시 만들어 주는데, 그 표는 이미 행과 열을 가지고 있어서 복사해 엑셀에 붙이면 칸이 칸으로 들어갑니다. 엑셀만 붙들고 있을 때보다 결과가 훨씬 깔끔한 이유가 여기 있습니다.
1워드에서 PDF를 엽니다
워드를 먼저 실행한 뒤 "파일" → "열기" → "찾아보기"로 들어가 PDF 파일을 고릅니다. 파일을 두 번 눌러 여는 방식으로는 PDF 뷰어가 열리니, 반드시 워드 쪽에서 불러옵니다.
2변환하겠다는 안내에 확인을 누릅니다
편집 가능한 워드 문서로 바꾸며 원본과 모양이 달라질 수 있다는 안내가 뜹니다. 원본 PDF 파일은 손대지 않고 사본을 만드는 것이라 그대로 진행해도 됩니다. 쪽수가 많으면 여기서 한참 걸립니다.
3표만 골라 복사해 엑셀에 붙입니다
표 위에 마우스를 올리면 왼쪽 위 모서리에 십자 모양 손잡이가 나타납니다. 그것을 한 번 누르면 표 전체가 선택되고, 그 상태로 복사해 엑셀 시트의 A1에 붙여 넣습니다.
워드가 PDF를 편집용 문서로 바꾸는 이 과정은 워드에서 다른 형식의 문서를 억지로 열 때와 성격이 같습니다. 무엇이 어긋나고 무엇이 남는지는 hwp를 워드로 열면 무엇이 깨지나에 따로 정리해 두었습니다.
지금 해보세요 — 확인
엑셀에 붙인 직후 표의 오른쪽 아래 칸 하나를 클릭해 봅니다. 값이 한 칸에 하나씩 앉아 있으면 칸 구분이 살아서 넘어온 것입니다. 여러 값이 한 칸에 붙어 있으면 워드 쪽에서 이미 표로 인식되지 못한 것이니, 아래 긁어 붙이는 길로 넘어갑니다.
뷰어에서 그대로 긁어 붙이는 길
표가 단순할 때 훨씬 빠른 방법
표가 열 두세 개짜리로 단순하다면 워드를 거치는 것이 오히려 번거롭습니다. PDF 뷰어에서 표 영역을 마우스로 끌어 선택하고 복사한 다음, 엑셀 시트에 그대로 붙여 넣는 편이 빠릅니다. 뷰어는 무엇을 써도 상관없어서, 따로 설치한 리더가 없으면 웹 브라우저로 PDF를 열어도 됩니다.
- 표 영역만 끌어서 선택 → Ctrl + C
- 엑셀 새 시트의 A1 → Ctrl + V
문제는 붙인 결과입니다. 복사된 것은 표가 아니라 줄 단위의 글자라서, 엑셀은 한 줄을 한 칸에 통째로 집어넣습니다. 그래서 열이 몇 개였든 값이 전부 A열 한 줄에 뭉쳐 앉고, 옆 칸은 텅 빈 채로 남습니다.
이 상태가 실패는 아닙니다. 값 자체는 순서를 지켜 다 들어와 있고, 열 사이가 공백이나 탭으로 벌어져 있을 뿐이라 다음 단계에서 그 자리를 기준으로 잘라 주면 표가 됩니다. 다만 붙이기 전에 한 가지만 손봐 두면 뒤가 편합니다. 붙여 넣을 열 전체를 미리 텍스트 서식으로 지정해 두면, 사번이나 코드처럼 0으로 시작하는 값이 앞자리를 잃지 않습니다.
지금 해보세요 — 확인
붙여 넣은 뒤 A2 칸을 클릭하고 수식 입력줄을 봅니다. 한 행의 값이 전부 이어져 보이면 다음 단계의 텍스트 나누기로 갈라낼 수 있는 상태입니다. 칸이 아예 비어 있고 그림 하나만 얹혀 있다면 스캔본이라, 문자 인식을 거치지 않는 한 여기서 더 나아가지 못합니다.
주의 — 무료 리더의 내보내기는 유료 기능입니다
무료로 쓰는 PDF 리더에도 "스프레드시트로 내보내기" 같은 항목이 보이지만, 누르면 유료 결제 안내로 이어지는 경우가 많습니다. 결제할 생각이 없다면 그 메뉴는 지나치고 복사해 붙이는 쪽으로 갑니다.
한 열에 뭉친 값을 나누고 숫자로 되돌리기
여기까지 해야 계산이 됩니다
뭉쳐 있는 A열을 선택하고 아래 경로로 들어가면 세 단계짜리 마법사가 뜹니다.
- "데이터" 탭 → "텍스트 나누기"
열 사이가 공백이나 탭으로 벌어져 있으면 "구분 기호로 분리됨"을, 자릿수를 맞춰 인쇄한 표처럼 간격이 일정하면 "너비가 일정함"을 고릅니다. 어느 쪽인지 헷갈리면 두 가지를 차례로 눌러 보면 됩니다. 마법사 아래쪽에 미리 보기가 붙어 있어서, 세로 경계선이 값 사이를 제대로 지나가는지 그 자리에서 확인할 수 있습니다.
1열을 가릅니다
2단계에서 구분 기호로 "공백"과 "탭"을 함께 켜고, 미리 보기의 경계선이 값 한가운데를 자르지 않는지 봅니다. 회사명처럼 중간에 공백이 든 값이 있으면 그 열만 나중에 손봅니다.
2기호를 걷어냅니다
천 단위 쉼표와 원 표시, 퍼센트 기호가 값에 붙어 있으면 엑셀은 그 칸을 글자로 봅니다. 숫자 열만 선택해 "찾기 및 바꾸기"로 쉼표와 기호를 빈칸으로 바꿉니다.
3숫자로 되돌립니다
칸 왼쪽 위에 초록 삼각형이 붙어 있으면 그 열을 선택해 느낌표 단추의 "숫자로 변환"을 누릅니다. 삼각형이 없는데도 합계가 안 잡히면, 빈 칸에 1을 적어 복사한 뒤 숫자 열에 "선택하여 붙여넣기"의 곱하기로 붙입니다.
붙여 온 표에는 원본에서 합쳐 두었던 칸이 그대로 따라오기도 합니다. 합친 칸을 풀고 다시 나누는 차례 자체는 다른 문서 프로그램의 표에서도 똑같아서, 순서가 헷갈리면 한글 표 정렬하고 셀 나누는 법의 셀 나누기 부분을 그대로 옮겨 적용하면 됩니다.
지금 해보세요 — 해결
숫자 열 아무 데나 빈 칸을 잡고 합계를 걸어 봅니다.
0이 아닌 값이 나오면 옮기기가 끝난 것입니다. 그래도 0이면 아직 글자로 남은 칸이 섞여 있는 것이라, 그 열에 =ISNUMBER를 걸어 FALSE가 뜨는 행을 찾아냅니다.
자주 묻는 질문과 마지막 점검
본문에서 못 다룬 자리
Q.엑셀에서 PDF를 바로 불러오는 항목은 정말 없나요?
A."파일" → "열기"의 형식 목록에는 없습니다. 다만 판에 따라 "데이터" 탭 → "데이터 가져오기" → "파일에서" 아래에 PDF를 읽는 항목이 붙어 있는 경우가 있으니, 그 메뉴를 한 번 펼쳐 보는 것이 빠릅니다. 있으면 표를 골라 가져오는 창이 뜨고, 없으면 위 두 길로 갑니다.
Q.표가 여러 쪽에 걸쳐 있으면 어떻게 되나요?
A.쪽이 바뀔 때마다 반복 인쇄된 제목 행과 쪽 번호가 값 사이에 그대로 끼어 들어옵니다. 옮긴 뒤 제목 행의 첫 단어로 필터를 걸어 그 행들만 골라 지우는 편이 한 줄씩 찾는 것보다 빠릅니다.
Q.스캔한 PDF는 방법이 아예 없나요?
A.문자 인식을 먼저 거쳐야 합니다. 인식이 끝나면 글자가 들어간 PDF가 되어 위 방법이 그대로 통하지만, 표 안의 숫자는 6과 8, 1과 7이 자주 뒤바뀌므로 금액 열은 원본과 한 번 대조하는 편이 안전합니다.
Q.옮긴 표의 글꼴과 색까지 그대로 살릴 수는 없나요?
A.서식을 따라오게 하려고 애쓰는 것보다, 값만 깨끗하게 받아 놓고 표 스타일을 새로 입히는 쪽이 훨씬 빠릅니다. 어차피 열 너비와 정렬은 다시 잡아야 하고, 원본 서식이 어중간하게 섞여 들어오면 그것부터 걷어내야 합니다.
정리 — 위에서부터 체크하세요
□ 표의 글자가 드래그로 선택되는지 확인했습니다
□ 표가 복잡하면 워드로 먼저 열었습니다
□ 한 열에 뭉쳤으면 텍스트 나누기로 갈랐습니다
□ 쉼표와 통화 기호를 걷어냈습니다
□ 합계를 걸어 0이 아닌 값이 나오는지 봤습니다
□ 쪽마다 반복된 제목 행을 지웠습니다
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