슬라이드가 서른 장을 넘기면 왼쪽 축소판 창에서 끌어 옮기는 일이 금방 괴로워집니다. 썸네일이 작아서 어느 장이 어느 장인지 구별이 안 되고, 끌고 내려가는 동안 창이 스크롤되며 엉뚱한 자리에 떨어지기 때문입니다.
이럴 때는 "보기" 탭의 "개요 보기"로 들어가 슬라이드 제목만 한 줄씩 세워 놓고 순서를 바꾸는 편이 빠릅니다. 제목 서른 줄은 한 화면에 들어오고, 키보드 두 개로 한 장씩 위아래로 옮길 수 있습니다.
다만 개요 창은 슬라이드에 있는 글을 전부 보여 주지 않습니다. 제목을 제목 칸이 아닌 텍스트 상자에 적어 둔 장은 개요에서 제목 없이 번호만 남는데, 이런 장이 섞여 있으면 순서를 맞추기 전에 손볼 것이 하나 더 생깁니다.
목차
한 화면에 제목만 세워 두고 옮긴다
보기 탭 → 개요 보기 → 제목만 남기고 → 한 장씩 옮기기
개요 보기는 슬라이드마다 제목 칸과 본문 칸에 들어 있는 글을 위에서부터 차례로 늘어놓는 화면입니다. 왼쪽 창에 슬라이드 번호와 작은 슬라이드 아이콘, 그 옆에 굵은 제목이 붙고, 본문 글머리 기호 줄은 제목 아래에 한 칸 들여 쓴 채로 이어집니다. 본문까지 다 펼쳐 두면 한 장이 대여섯 줄을 차지하니, 순서를 볼 때는 제목만 남기고 접는 것이 먼저입니다.
Alt + Shift + ↑ / ↓ 선택한 슬라이드를 한 칸 위·아래로
지금 해보세요 — 확인
개요 창을 맨 아래까지 한 번 내려 보면서 번호 옆에 제목 없이 빈 줄로 남은 장이 있는지 봅니다. 그런 장이 하나도 없으면 바로 따라하기로 가면 되고, 몇 장이라도 있으면 제목을 텍스트 상자로 적은 장부터 손보는 편이 옮기는 동안 덜 헤맵니다.
제목만 남긴 개요는 발표 흐름을 목차처럼 읽게 해 준다는 점에서 축소판 창과 쓰임이 갈립니다. 축소판은 그림과 배치를 보고 고르기에 좋고, 개요는 "이 이야기 다음에 이 이야기가 오는 게 맞나"를 글로 따져 보기에 좋습니다. 그래서 순서를 정리하는 동안은 개요에서 옮기고, 다 옮긴 다음 "기본" 보기로 돌아와 그림이 어긋난 장이 없는지 훑는 흐름이 가장 덜 헷갈립니다. 개요 창은 슬라이드 수가 많을수록 쓸모가 커져서, 열 장 안팎이라면 축소판 창에서 끌어도 충분하지만 서른 장이 넘는 교육 자료나 여러 사람이 나눠 만든 보고 자료라면 개요 쪽이 훨씬 덜 지칩니다.
그런데 펼친 채 옮기면 제목 한 줄만 간다
접지 않고 옮기면 제목과 본문이 따로 움직입니다
개요 창에서 줄을 옮기는 단축키는 사실 슬라이드가 아니라 "선택한 줄"을 움직이는 기능입니다. 본문이 펼쳐진 상태에서 제목 줄에만 커서를 두고 Alt + Shift + ↑를 누르면 제목 한 줄만 바로 위 줄과 자리를 바꾸는데, 그 위 줄은 앞 슬라이드의 마지막 글머리 기호라서 제목이 앞 슬라이드 본문 한가운데로 파고듭니다. 제목 줄은 새 슬라이드를 뜻하므로 그 아래 있던 앞 슬라이드의 글머리 기호가 새 제목 밑으로 딸려 가고, 몇 번 누르다 보면 두 장의 내용이 뒤섞입니다.
주의 — 옮기기 전에 먼저 접습니다
Alt + Shift + 1로 전체를 제목만 남긴 상태로 접어 두면 제목 줄 하나가 그 슬라이드 전체를 대표하게 되고, 이때 옮기면 본문과 메모까지 한 덩어리로 따라갑니다. 접는 것을 잊고 이미 섞였다면 Ctrl + Z를 누른 횟수만큼 되돌리는 것이 가장 빠릅니다.
슬라이드 아이콘을 눌러 한 장 전체를 고른 경우는 조금 다릅니다. 아이콘을 누르면 그 장의 제목과 본문이 함께 선택되므로 펼친 상태에서도 한 덩어리로 움직이는데, 문제는 제목 글자를 누르느냐 아이콘을 누르느냐가 손끝 몇 픽셀 차이라는 점입니다. 매번 확인하기보다 처음부터 접어 두는 편이 실수가 적습니다. 발표 직전에 급하게 순서를 바꿀 때일수록 선택 범위를 눈으로 살필 여유가 없으니, 개요 창에 들어오자마자 접는 것을 습관으로 들여 두면 손이 먼저 움직입니다.
개요 보기로 순서 바꾸기, 처음부터 끝까지
보기 탭에서 들어가 제목만 남기고, 옮기고, 다시 펼쳐 봅니다
원본 파일을 한 부 복사해 두고 시작합니다. 개요에서 옮기는 동작은 되돌리기가 되지만, 저장하고 닫은 뒤에는 원래 순서를 다시 알아낼 방법이 없어서 발표 직전에 "원래 몇 번째였더라"를 찾게 되는 일이 생기기 때문입니다.
1보기 탭에서 개요 보기를 누릅니다
"보기" 탭의 "프레젠테이션 보기" 묶음에 있는 "개요 보기"를 누르면 왼쪽 축소판 창 자리에 개요 창이 들어섭니다. 창이 좁아 제목이 잘리면 가운데 경계선을 오른쪽으로 끌어 넓힙니다.
2개요 창을 한 번 누르고 Alt + Shift + 1
커서가 개요 창 안에 있어야 단축키가 먹습니다. 누르면 모든 슬라이드가 제목 한 줄씩으로 접히고 본문 글머리 기호 줄은 화면에서 잠시 숨는데, 지워진 것이 아니라 제목 밑에 접혀 들어간 것입니다.
3옮길 슬라이드 제목에 커서를 두고 Alt + Shift + ↑ 또는 ↓
한 번 누를 때마다 한 칸씩 움직이고, 슬라이드 번호도 즉시 새 순서로 바뀝니다. 여러 장을 한꺼번에 옮길 때는 첫 장 아이콘을 누르고 Shift를 누른 채 마지막 장 아이콘을 눌러 묶은 다음 같은 단축키를 누릅니다.
4다시 펼쳐 본문이 제자리에 있는지 봅니다
다 옮겼으면 개요 창에서 오른쪽 단추를 눌러 나오는 메뉴에서 전체를 펼치는 항목을 골라, 각 제목 아래 본문이 원래 짝과 붙어 있는지 확인합니다. 이러면 순서 정리는 끝납니다.
여기까지 하면 "기본" 보기로 돌아가도 축소판 창의 순서가 개요에서 정한 순서와 똑같이 보입니다. 끌어서 옮기고 싶다면 제목 줄 앞의 슬라이드 아이콘을 잡고 위아래로 끌어도 되는데, 긴 거리를 옮길 때는 끌기가 빠르고 한두 칸 옮길 때는 단축키가 정확합니다.
내 파일이 이런 모양일 때
실제 파일은 모든 장에 제목이 제목 칸에 들어 있지 않습니다
제목을 텍스트 상자로 적은 장이 섞여 있을 때
다른 사람이 만든 파일이나 여러 파일을 합친 발표 자료에는 제목을 제목 칸이 아니라 텍스트 상자로 올린 장이 흔히 섞여 있습니다. 개요 창은 슬라이드 레이아웃에 원래 있던 제목 칸과 본문 칸의 글만 보여 주기 때문에, 이런 장은 번호와 아이콘만 있고 제목 자리가 빈 줄로 나타납니다. 빈 줄이 서너 개 이어지면 어느 장인지 알 수 없어서 순서 정리가 막힙니다.
지금 해보세요 — 해결
해당 장을 "기본" 보기로 열고 "홈" 탭의 "레이아웃"에서 제목 칸이 있는 레이아웃을 고른 뒤, 텍스트 상자의 글을 잘라 제목 칸에 붙이고 빈 텍스트 상자는 지웁니다. 제목 칸이 이미 있는데 비어 있기만 한 장이라면 개요 창의 빈 제목 줄에 바로 입력해도 그 칸이 채워집니다.
구역으로 나눠 둔 파일일 때
파일을 "1부·2부" 같은 구역으로 나눠 두었다면 개요 창에는 구역 이름이 보이지 않습니다. 그래서 구역 경계를 모른 채 슬라이드를 옮기면 그 장이 조용히 다른 구역으로 넘어가는데, 구역 통째로 순서를 바꾸는 일이라면 개요보다 "여러 슬라이드" 보기에서 구역 이름을 끌어 옮기는 편이 맞습니다. 레이아웃을 여러 장에 한꺼번에 손봐야 한다면 슬라이드 마스터로 제목 칸 위치를 한 번에 바꾸는 방법을 먼저 보는 편이 빠릅니다.
제목이 똑같은 장이 여러 개일 때
"사례 소개"처럼 같은 제목이 대여섯 장 이어지는 자료는 제목만 남긴 개요로는 구별이 안 됩니다. 이럴 때는 그 부분만 제목 줄 앞의 작은 표시를 눌러 펼쳐 첫 글머리 기호를 보면서 옮기거나, 정리하는 동안만 제목 끝에 "사례 소개 1·2·3"처럼 번호를 붙였다가 다 옮긴 뒤 지우는 방법이 있습니다.
옮겼는데 이상해졌을 때
흔한 실패 셋과 되돌리는 법
단축키를 눌러도 아무것도 안 움직일 때
커서가 개요 창이 아니라 오른쪽 슬라이드 편집 창에 가 있는 경우가 대부분입니다. 개요 창의 제목 글자를 한 번 누른 뒤 다시 누르면 움직입니다.
앞 장 본문이 뒤 장 제목 밑으로 딸려 갔을 때
지금 해보세요 — 해결
펼친 상태에서 제목 줄만 옮긴 것이라 Ctrl + Z로 섞이기 전까지 되돌리고, Alt + Shift + 1로 접은 뒤 다시 옮깁니다.
슬라이드 하나가 앞 장에 합쳐져 사라졌을 때
개요 창에서 Tab은 줄을 한 단계 안쪽으로 들여 쓰는 키라서 제목 줄에서 누르면 그 제목이 앞 슬라이드의 글머리 기호가 되고 슬라이드 한 장이 통째로 사라진 것처럼 보입니다. 거꾸로 글머리 기호 줄에서 Shift + Tab을 누르면 그 줄이 새 슬라이드 제목으로 올라가 장이 하나 늘어납니다. 제목 끝에서 Enter를 누르면 빈 새 슬라이드가 생기는 것도 같은 규칙에서 나오는 동작이라, 개요 창에서는 글자를 고치기보다 옮기는 일에만 손을 쓰는 편이 안전합니다.
합쳐진 장의 디자인이나 그림은 되돌리기 전까지 화면에서 보이지 않을 뿐이라 Ctrl + Z로 돌리면 대부분 그대로 돌아옵니다. 다만 합쳐진 상태로 저장하고 닫았다면 그 장에 있던 그림은 돌아오지 않을 수 있으니, 이상하다 싶으면 저장하기 전에 되돌립니다. 되돌릴 동작이 너무 많이 쌓였다면 처음에 복사해 둔 원본을 다시 여는 쪽이 빠릅니다.
자주 묻는 질문
본문에서 다루지 못한 것들
Q.개요 보기에서 옮기면 슬라이드 노트와 애니메이션도 같이 갑니까?
A.같이 갑니다. 개요 창의 제목 줄은 그 슬라이드 전체를 가리키므로 접은 상태에서 옮기면 노트, 전환, 애니메이션, 그림이 모두 한 장으로 따라갑니다. 개요에 보이지 않는다고 해서 떨어져 남는 것은 없습니다.
Q.표나 차트 안의 글은 왜 개요에 없습니까?
A.개요 창은 제목 칸과 본문 칸의 글만 모읍니다. 표, 차트, 스마트아트, 직접 그린 도형과 텍스트 상자 안의 글은 슬라이드에는 보여도 개요에는 나오지 않으니, 개요만 보고 "이 장은 내용이 없다"고 판단해 지우지 않도록 조심합니다.
Q.정리한 순서 그대로 PDF로 보내도 됩니까?
A.순서는 그대로 넘어갑니다. 다만 PDF로 바꾸는 과정에서 애니메이션이나 발표자 노트처럼 따로 챙겨야 하는 것들이 있어서, PPT를 PDF로 저장할 때 빠지는 것들을 한 번 보고 보내는 편이 안전합니다.
Q.개요 창에서 슬라이드를 지워도 됩니까?
A.됩니다. 슬라이드 아이콘을 눌러 그 장 전체를 고른 뒤 Delete를 누르면 축소판 창에서 지운 것과 똑같이 한 장이 사라집니다. 다만 제목 글자만 고른 채 Delete를 누르면 제목 글자만 지워지고 장은 남으니, 아이콘을 눌렀는지 먼저 봅니다.
Q.개요만 따로 인쇄할 수 있습니까?
A.인쇄 화면에서 한 장에 무엇을 찍을지 고르는 목록을 펼치면 개요를 고르는 항목이 있습니다. 제목과 본문 글만 목록처럼 찍혀 나와 발표 흐름을 종이로 검토할 때 쓸 만합니다.
옮기기 전후로 볼 것
옮기는 순서가 틀리면 되돌리는 시간이 더 듭니다
순서를 바꾸기 전에 빈 제목 줄이 있는지부터 봅니다. 제목 없는 장이 서너 개만 있어도 옮기는 도중에 어느 장이 어느 장인지 놓치기 쉬워서, 레이아웃을 고쳐 제목을 채운 뒤에 옮기는 편이 결국 빠릅니다. 옮기는 동안은 접힌 상태를 유지하고, 다 옮긴 다음에만 펼쳐서 본문 짝이 맞는지 보고, 마지막으로 "기본" 보기에서 그림과 배치를 한 번 훑는 순서를 지키면 섞일 일이 거의 없습니다. 여러 사람이 나눠 만든 파일이라면 합치기 직후에 한 번, 발표 전날 한 번 이 순서로 훑어 두는 것만으로도 당일에 순서가 꼬이는 일을 대부분 막을 수 있습니다.
주의 — 개요 보기인 채로 저장하지 않습니다
파일은 마지막으로 쓰던 보기를 기억하기 때문에 개요 보기로 저장하면 받는 사람도 개요 창으로 열게 되고, 슬라이드가 한쪽에 작게 밀려 있어 파일이 깨진 것으로 오해하는 경우가 있습니다. 넘기기 전에 "기본" 보기로 바꿔 저장합니다.
정리 — 위에서부터 체크하세요
□ 원본 파일을 한 부 복사해 두었다
□ 보기 탭에서 "개요 보기"로 들어갔다
□ 제목 없이 번호만 있는 장을 찾아 제목 칸에 제목을 넣었다
□ 개요 창을 누르고 Alt + Shift + 1로 제목만 남겼다
□ Alt + Shift + ↑ / ↓ 또는 아이콘 끌기로 순서를 바꿨다
□ 다시 펼쳐 본문 짝이 맞는지 봤다
□ "기본" 보기로 돌아가 그림과 배치를 훑었다
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