올라가긴 다 올라갑니다. 드라이브에 끌어다 놓으면 파일은 그대로 보관되고, 구글 스프레드시트로 열면 변환본이 따로 하나 생깁니다. 원본 xlsx는 손대지 않은 채 남으니 이 단계에서 잃을 것은 없습니다.
문제는 변환본 쪽입니다. 숫자와 글자는 거의 그대로 넘어가는데, 매크로처럼 아예 자리가 없는 기능이 있고 피벗이나 조건부 서식처럼 모양만 비슷하게 다시 그려지는 것이 있습니다. 눈으로 보면 멀쩡해 보여서 며칠 뒤에 발견하는 쪽이 더 흔합니다.
그래서 올리기 전에 이 파일에 무엇이 들어 있는지부터 한 번 세어 보는 편이 빠릅니다. 아래 표에서 자기 파일에 해당하는 줄만 보면 됩니다.
목차
된다, 다만 같은 파일은 아니다
업로드와 변환은 서로 다른 동작입니다
드라이브에 올린 xlsx는 올린 그대로 있습니다. 그 상태에서도 구글 시트 화면으로 열어 편집할 수 있고, 저장하면 xlsx 형식을 유지한 채로 저장됩니다. 이것을 구글 스프레드시트 형식으로 바꾸는 것은 별도의 동작이고, 그때 새 파일이 하나 더 만들어집니다.
두 상태는 화면이 거의 같아 보이는데 동작이 다릅니다. xlsx인 채로 편집하면 구글 쪽 기능 일부가 잠기고, 변환하면 그 기능은 열리는 대신 엑셀 쪽 기능 일부가 사라집니다. 어느 쪽을 택할지는 이 파일을 앞으로 누가 어디서 열 것인지로 정해집니다.
지금 해보세요 — 확인
파일을 드라이브에서 열고 문서 제목 옆을 보면 지금 이 파일이 어떤 형식인지 표시가 뜹니다. 확장자 표시가 붙어 있으면 아직 엑셀 파일이고, 아무 표시도 없으면 구글 스프레드시트로 변환된 상태입니다.
변환은 되돌릴 수 없습니다. 정확히는 변환본을 다시 xlsx로 내려받을 수는 있지만, 그때 나오는 파일은 처음 올린 그 파일이 아니라 변환본을 엑셀 형식으로 다시 쓴 것입니다. 원본이 필요하면 변환 전에 사본을 따로 챙겨 둡니다.
어느 쪽으로 갈지 애매하면 일단 올려만 둡니다. 올려 둔 파일은 언제든 변환할 수 있지만 변환한 파일은 되돌아오지 않으므로, 판단이 서지 않는 동안에는 손실이 없는 쪽에 머무는 편이 낫습니다. 며칠 써 보고 구글 쪽 기능이 정말 필요해지면 그때 바꿔도 늦지 않습니다.
무엇이 살아남고 무엇이 죽나
자기 파일에 있는 줄만 보면 됩니다
아래가 이 글의 중심입니다. 값과 일반 수식은 거의 문제가 없고, 손실은 대부분 엑셀에만 있는 기능 쪽에서 납니다.
| 들어 있는 것 | 변환 뒤 | 실제로 벌어지는 일 |
|---|---|---|
| 값과 일반 수식 | 그대로 | SUM, IF, VLOOKUP 같은 기본 함수는 이름과 인수가 같아 그대로 계산됩니다 |
| 매크로와 VBA | 사라짐 | 구글 쪽에 VBA를 실행할 자리가 없습니다. 단추만 남거나 아예 없어집니다 |
| 피벗 테이블 | 다시 그려짐 | 구글식 피벗으로 바뀌면서 계산 필드나 그룹 설정이 빠지는 경우가 있습니다 |
| 조건부 서식 | 일부만 | 색 규칙은 넘어오고, 아이콘 집합처럼 구글에 없는 표현은 평범한 색으로 바뀝니다 |
| 차트 | 종류마다 다름 | 막대와 꺾은선은 무난하고, 혼합형이나 보조축이 들어간 차트는 모양이 달라집니다 |
| 파워 쿼리로 만든 연결 | 사라짐 | 결과 표만 값으로 남습니다. 새로 고침을 누를 곳이 없어집니다 |
| 사용자 지정 숫자 서식 | 대체됨 | 표기 규칙이 서로 달라 비슷한 모양으로 바뀌고, 조건이 붙은 서식은 단순해집니다 |
표에서 「다시 그려짐」과 「일부만」이 붙은 줄이 특히 까다롭습니다. 사라진 것은 없어진 티가 나서 바로 알아채는데, 다시 그려진 것은 자리에 그대로 앉아 있으면서 설정 한두 개만 빠져 있습니다. 숫자가 조금 달라도 원래 그런 줄 알고 넘어가기 쉽습니다.
주의 — 매크로가 든 파일은 변환 전에 코드를 따로 빼 둡니다
VBA 편집기를 열어 모듈을 텍스트 파일로 내보내 두면 나중에 참고할 수 있습니다. 변환본에서는 코드를 다시 꺼낼 방법이 없어서, 원본 xlsm을 지우면 그때 코드도 같이 사라집니다.
여기서 가장 조용히 사고가 나는 줄은 파워 쿼리입니다. 표가 그대로 남아 있어 아무 문제가 없어 보이는데, 다음 달 데이터를 새로 고치려고 하면 그 기능 자체가 없습니다.
실제로 올려 보면
같은 파일을 두 화면에 나란히 놓고 봅니다
예제 파일에는 값 표 하나, 아이콘으로 표시되는 조건부 서식이 걸린 열 하나, 막대 차트 하나가 들어 있습니다. 올려서 변환하면 셋 다 자리에는 남는데, 조건부 서식의 아이콘이 평범한 색 채우기로 바뀌어 있습니다.
1드라이브에 파일을 올린다
브라우저에 끌어다 놓으면 됩니다. 이 단계에서는 아직 아무것도 바뀌지 않고, 파일은 올린 형식 그대로 보관됩니다.
2구글 스프레드시트로 연다
파일을 더블클릭하면 구글 시트 화면으로 열립니다. 여기까지도 아직 엑셀 파일이고, 제목 옆에 형식 표시가 붙어 있습니다.
3파일 메뉴에서 구글 스프레드시트로 저장한다
여기서 변환본이 만들어집니다. 메뉴 이름이 보이지 않으면 파일 메뉴 안쪽을 훑어 형식을 바꾸는 항목을 찾습니다.
세 단계 중 실제로 무언가 바뀌는 것은 마지막 하나뿐입니다. 앞의 둘은 파일을 옮기고 열어 볼 뿐이라 언제든 되돌릴 수 있고, 마지막 단계에서만 새 파일이 생기면서 정리가 일어납니다.
변환이 끝나면 화면 위쪽의 형식 표시가 사라집니다. 그때부터 그 파일은 구글 쪽 규칙을 따르고, 엑셀에만 있던 것들은 이미 정리된 뒤입니다.
차이를 보려면 두 파일을 나란히 열어 놓고 같은 셀을 클릭해 봅니다. 화면에 보이는 값이 같아도 수식 입력줄에 뜨는 내용이 다르면 그 자리가 변환에서 손을 탄 곳입니다. 차트는 클릭해 설정 창을 열어야 차이가 드러납니다.
변환하지 않고 쓰는 길
공유가 목적이라면 변환까지 갈 필요가 없습니다
여럿이 같이 보기만 하면 되는 파일은 올려 둔 xlsx 상태로도 충분합니다. 링크로 공유되고 댓글도 달리고, 간단한 편집도 됩니다. 매크로와 파워 쿼리가 든 파일이라면 이쪽이 손실이 없습니다.
| 쓰려는 목적 | 어느 쪽으로 | 이유 |
|---|---|---|
| 여럿이 동시에 고친다 | 변환한다 | 동시 편집과 변경 기록이 구글 형식에서 제대로 돕니다 |
| 보여주고 의견만 받는다 | 올려만 둔다 | 원본이 그대로 남아 나중에 엑셀에서 이어 쓸 수 있습니다 |
| 매크로가 들어 있다 | 올려만 둔다 | 변환하는 순간 코드가 사라지고 되돌릴 방법이 없습니다 |
| 다른 시트에서 값을 끌어온다 | 변환한다 | 시트끼리 참조하는 함수는 구글 형식에서만 동작합니다 |
표에서 두 줄이 동시에 해당하는 경우도 있습니다. 매크로가 든 파일을 여럿이 같이 고쳐야 한다면 어느 쪽을 택해도 하나는 포기해야 하는데, 그때는 매크로가 하던 일을 사람 손으로 할 수 있는지부터 따져 보는 편이 빠릅니다.
공유만 할 때도 보기 권한과 편집 권한은 구분해 줍니다. 올려 둔 xlsx도 링크를 받은 사람이 고칠 수 있는 상태면 원본이 바뀌므로, 의견만 받을 파일은 보기 전용으로 내보내는 편이 안전합니다.
지금 해보세요 — 확인
지금 이 파일을 누가 열 것인지부터 적어 봅니다. 한 사람만 고치고 나머지는 보기만 한다면 올려만 두는 쪽이고, 여럿이 같은 칸을 동시에 건드린다면 변환하는 쪽입니다. 이 한 줄이 정해지면 나머지는 따라옵니다.
매크로가 꼭 필요한데 구글에서 돌려야 한다면 코드를 옮기는 것이 아니라 다시 쓰는 일이 됩니다. 구글에는 별도의 스크립트 편집기가 있고 문법이 달라서, 분량이 조금만 있어도 변환이 아니라 재작성으로 잡아야 합니다.
돌아올 때 또 한 번 갈린다
구글에서 만든 것을 엑셀로 내리면 반대 방향의 손실이 납니다
구글 시트에서 작업한 파일을 xlsx로 내려받으면 이번에는 구글에만 있는 기능이 문제가 됩니다. 다른 문서에서 값을 끌어오는 함수, 웹에서 표를 가져오는 함수, 번역이나 이미지처럼 구글 서비스에 기대는 함수가 여기에 해당합니다.
이 함수들은 엑셀에 같은 이름이 없어서 수식 자리에 오류 표시가 남습니다. 값이 필요한 것이라면 내려받기 전에 그 범위를 복사해 값으로 붙여 두면 숫자는 지킬 수 있습니다.
주의 — 값으로 바꾸면 자동 갱신이 끝납니다
참조 함수를 값으로 굳히면 원본 시트가 바뀌어도 숫자가 따라오지 않습니다. 매달 새로 받아야 하는 표라면 값으로 붙이기 전에 어느 시점 기준인지 셀 하나에 적어 두는 편이 안전합니다.
반대로 구글에서 만든 차트와 조건부 서식은 대체로 잘 내려옵니다. 손실이 나는 자리가 양방향으로 대칭이 아니어서, 어느 쪽에서 만들었느냐에 따라 조심할 곳이 달라집니다.
양쪽을 오가야 하는 파일이라면 처음부터 두 곳에서 다 되는 함수만 쓰는 쪽이 편합니다. IMPORTRANGE가 권한부터 막히는 이유를 보면 구글 전용 함수가 어디까지 구글 안에서만 도는지 감이 잡힙니다.
구글 쪽에만 있는 함수는 이름으로 구분됩니다. 앞에 IMPORT가 붙은 것들과 GOOGLE로 시작하는 것들이 대표적이고, 그 함수가 든 셀은 내려받는 순간 계산을 멈춥니다. 수식을 찾을 때 이 두 단어로만 훑어도 대부분 걸립니다.
내 파일에서 직접 확인하는 법
올리기 전에 이 파일에 무엇이 들어 있는지 셉니다
표를 읽는 것보다 자기 파일을 여는 쪽이 빠릅니다. 엑셀에서 아래 네 곳만 보면 이 파일이 변환에 견디는지 아닌지가 거의 정해집니다.
- 확장자가 xlsm이면 매크로가 들어 있는 파일입니다. 이름만 보고도 알 수 있습니다
- 데이터 탭에 쿼리 목록이 보이면 파워 쿼리로 만든 표가 있다는 뜻입니다
- 시트 탭을 훑어 피벗이 올라간 시트가 몇 장인지 셉니다
- 조건부 서식 규칙 관리 화면을 열어 아이콘이나 막대를 쓰는 규칙이 있는지 봅니다
지금 해보세요 — 확인
네 가지 중 하나라도 걸리면 변환본과 원본을 둘 다 남겨 둡니다. 드라이브에 올린 뒤 변환하되 원본 xlsx를 지우지 않으면, 나중에 빠진 것이 발견돼도 돌아갈 자리가 있습니다.
네 곳을 다 보는 데 일 분이면 됩니다. 파일을 열어 확장자와 데이터 탭을 보고 시트 탭을 훑는 것이 전부라, 올리기 전에 습관처럼 한 번 돌리면 나중에 빠진 것을 찾아 헤매는 시간이 없어집니다.
구글 화면은 메뉴 위치가 종종 바뀝니다. 파일 메뉴에서 형식을 바꾸는 항목이 안 보이면 위쪽 검색 상자에 저장이나 변환을 쳐서 찾는 편이 빠릅니다. 메뉴 이름을 외워 두기보다 이렇게 찾는 습관을 들이는 쪽이 오래갑니다.
네 곳을 다 봤는데 아무것도 안 걸린다면 그 파일은 변환해도 거의 그대로 넘어갑니다. 값과 일반 수식만 들어 있는 표가 그런 경우인데, 실무 파일 중에는 생각보다 이쪽이 많습니다.
자주 묻는 질문
앞에서 다루지 않은 것만 모았습니다
Q.파일이 너무 크면 올라가지 않나요
A.구글 스프레드시트에는 셀 총량 한도가 있어서, 행이 수십만 줄인 파일은 변환 단계에서 막힙니다. 올리는 것 자체는 되는데 구글 형식으로 바꾸려 할 때 거절당하는 모양입니다. 그 경우에는 시트를 나누거나 올려 둔 상태로 쓰는 쪽으로 갑니다.
Q.시트 보호와 셀 잠금은 넘어가나요
A.보호 자체는 구글에도 있지만 방식이 다릅니다. 엑셀은 암호로 잠그고 구글은 사람별로 권한을 주는 구조라, 암호 기반 보호는 변환하면서 권한 설정으로 바뀌거나 풀립니다. 잠가 둔 시트가 있으면 변환 뒤 다시 걸어야 합니다.
Q.날짜가 하루씩 밀려 보이는 경우가 있던데요
A.엑셀 파일이 오래된 날짜 체계로 저장돼 있으면 기준일이 달라 어긋날 수 있습니다. 변환 뒤 날짜 열을 한 줄만 원본과 대조해 보고, 어긋나 있으면 원본 쪽 통합 문서 옵션에서 날짜 체계를 맞춘 다음 다시 올립니다.
Q.변환하면 파일 용량이 왜 줄어드나요
A.구글 형식으로 바뀐 파일은 내용이 구글 쪽에 저장되고 드라이브에는 껍데기만 남습니다. 용량이 줄어든 것처럼 보이는 이유이고, 내용이 사라진 것은 아닙니다.
Q.변환본과 원본을 자동으로 맞춰 둘 수 있나요
A.한쪽을 고치면 다른 쪽이 따라오는 연결은 없습니다. 두 파일은 변환하는 순간 남남이 되므로, 어느 쪽이 원본인지 정해 두고 나머지는 참고용으로만 두는 편이 사고가 적습니다.
올리기 전에 볼 순서
순서대로 체크하면 잃을 것이 미리 보입니다
아래 그림은 같은 파일이 변환 전후로 어떻게 달라지는지를 한 장에 모은 것입니다. 자기 파일에 어느 줄이 있는지 먼저 짚고 나서 체크리스트로 내려갑니다.
정리 — 위에서부터 체크하세요
□ 확장자가 xlsm인지 확인했다
□ 데이터 탭에 쿼리 목록이 있는지 봤다
□ 피벗이 올라간 시트 수를 셌다
□ 아이콘이나 막대를 쓰는 조건부 서식이 있는지 봤다
□ 변환 뒤에도 원본 xlsx를 지우지 않았다
□ 날짜 열 한 줄을 원본과 대조했다
□ 잠가 둔 시트가 있으면 변환 뒤 다시 걸었다
체크에서 하나도 안 걸리는 파일이라면 변환 쪽이 낫습니다. 손실이 없으면서 동시 편집과 변경 기록이 열리니, 굳이 엑셀 형식으로 붙들고 있을 이유가 사라집니다.
체크리스트를 한 번 돌려 두면 다음 파일부터는 훨씬 빨라집니다. 같은 부서에서 쓰는 파일은 대개 같은 틀에서 나오기 때문에, 한 파일에서 걸린 항목이 나머지에서도 그대로 걸립니다.
체크가 다 끝나도 한 가지는 남습니다. 이 파일을 앞으로 누가 열 것인지에 따라 답이 바뀌기 때문인데, 받는 쪽이 계속 엑셀만 쓴다면 굳이 변환하지 않고 올려 둔 상태로 주는 편이 서로 편합니다. 반대로 받는 쪽이 브라우저에서만 연다면 변환해 두는 쪽이 매번 내려받는 수고를 줄여 줍니다. 한 파일을 두 방식으로 동시에 굴리는 것만 피하면 나머지는 어느 쪽을 골라도 크게 틀어지지 않습니다.
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